Notion - aplikacija za organizaciju podataka

[drug mile]

www.notion.so
Počeo sam prije par dana koristiti ovu aplikaciju. Krivulja učenja je zahtjevna, ali isplati se. Dobar je alat.

Funkcionira kao mnogo drugih alata koje koristim - u jednom. Za početak, vođenje zabilješki. Kao što bih radio zapise u npr. Google Docs-u, sa mobitela ili računala. Popis za šoping, plan održavanja auta, sažetak nekog tečaja... Onda, zabilješke se mogu organizirati u kompleksnu strukturu, pa može biti svojevrstan Wiki, baza podataka o nekoj temi. Mogu se pozvati suradnici, dati im specifične ovlasti, pa to može biti platforma za zajedničke projekte. Onda, rezultat rada se može publicirati kao "web sajt" sa povezanim stranicama, nešto kao osnovni CMS, sadržaj se gradi blokovima kao u Wordpressu. Stranice mogu zapravo biti "baze podataka", podaci se mogu veoma lijepo povezivati među tablicama, dodavati formule itd. Ako u tim bazama postoje datumi, npr. kod planiranih aktivnosti, ovo može biti i planer, moguća je integracija sa google kalendarom, podsjetnicima na događaje...

Na prvi pogled, suviše zahtjevan alat za neke jednostavne zadatke, ne bih se nikad odlučio na njega za recimo proračunske tablice ili publiciranje jednostavnog dokumenta. Ali, surađujem sa nekim tipom na jednom dosta zahtjevnom projektu. Dizajn područja koji uključuje selo, poljoprivredne površine, društvenu organizaciju, tehničke stvari poput solarnih elektrana... I taj tip, on ima iskustva sa takvim projektima i izuzetno je učinkovit. Tipa, prikupi kompleksne podatke u trenu, analizira ih, prikaže na razumljiv način, učinkovito brine o dogovorenim stvarima... I značajan dio njegove organizacije je upravo spomenuti Notion. Pa da bih mogao s njim surađivati, morao sam početi učiti kako se to koristi. I uopće mi nije žao.

Djelomično kao projekt učenja, a djelomično kao nešto korisno, odlučio sam u tom Notionu izgraditi informacijski sustav za svoj obrt. Netko me nazove i traži uslugu, ja u par klikova na mobitelu spremim podatke o kontaktu. Kada smo i o čemu pričali, kako je saznao za mene, koju uslugu treba... Onda, ako se radi o konkretnom poslu, upišem taj posao, zapišem što mi sve treba od materijala, alata, upišem neki termin u kalendar, procijenim potrebno vrijeme itd. Na temelju lokacije, sustav mi sugerira putne troškove odnosno ukupan iznos za taj posao. Kad ponudim klijentu, posao označim kao "ponuđeno" ili tako nešto. Ako prihvati, označim kao "ugovoreno", kad plati kao "plaćeno"... Kako upisujem takve poslove, imam analitiku koliko sam poslova odradio "na ruke", koliko na račun, kako stojim po mjesecima što se tiče zarade... Pa kad me netko nazove ponovno nakon nekog vremena, odmah lako dolazim do adrese, znam što sam mu sve radio, ima li kakvih pojedinosti (npr. rad van radnog vremena, vrlo visoki zidovi...), je li platio na vrijeme, ostavio manču, jesmo li se već tada dogovorili za neke sitnice (npr. kod sljedećeg dolaska zamijeniti lampu). Upisivanje i pregled takvih podataka je veoma jednostavno i intuitivno na mobu, a kasnija analitika je moguća u uredskim uvjetima.

Pa onda je ideja da se sustav razvija na način da tu imam ključne informacije npr. koja debljina kabela se kada koristi, koje sve alate moram ponijeti kada montiram kuhinju, što mi je od alata nedostajalo prilikom proteklih radova itd. Moguće je da neke od tih stvari i nisu baš krucijalne za posao, ali u funkciji učenja novog alata, istražujem što se sve može organizirati, automatizirati, ubrzati...

Zahtjevno mi je (za sad) što se sustav može toliko detaljno iskonfigurirati, da može izgledati svakako. Pa recimo Notion od tog mog suradnika izgleda skroz drugačije nego moj. On je izradio stranice, dugmadi koje te vode na druge stranice, tablice koje prikazuju napredak pojedinog projekta i stavke iz svakog projekta, što se trenutno očekuje od kojeg suradnika, nedovršeni zadaci, ima veliku bazu znanja iz koje povlači podatke i generira dokumente itd. Moj Notion je prazan ekran sa 2-3 tablice i par veza među njima. Kao što dva web sajta ne sliče jedan drugome, iako je osnova ista (jezik, tehnologija).

Pa eto, nisam vidio nigdje spomenut ovaj alat na forumu, pitam se ima li još korisnika.

[Stitch]

Nisam se time služio, ali zvuči korisno.

[drug mile]

Da, od aplikacije za pisanje zabilješki do "drugog mozga". Dostupno je mnogo tutoriala, većinom ih objavljuju ljudi koji nešto i prodaju, recimo template za notion. Ako je nekome gnjavaža da kreće od prazne stranice i sve sam gradi (jer većina ipak ima slične potrebe), jednostavno kupiš već izgrađen sustav u koji onda lijepiš vlastite podatke.

Ovo je relativno kratak pregled osnovnih mogućnosti. Korisno je barem znati što se sve može ovim alatom postići, pa ako zaista zatreba jednog dana, tu je umjetna inteligencija kojoj opišeš što bi htio, i ona te vodi kroz postupak ili sve već izgradi za tebe.

[Pastir]

Ovo ti je izvrsno, Mile. Imaš još takvih aplikacija?

[drug mile]

Ovo ti je izvrsno, Mile. Imaš još takvih aplikacija?

Ne znam što znači "takvih". Korisnih? Ili onih za koje većina ne zna, a trebali bi znati? Pa recimo, prije par godina sam počeo koristiti Canvu, aplikaciju za vizuale. Želiš izraditi čestitku za novu godinu, jelovnik za restoran, letak za neki događaj i sl., mislim da je takve standardne zadatke najjednostavnije crtati u Canvi. Isto su me morali natjerati da ju počnem koristiti, kako bih shvatio koliko je praktična.

Ali, ovo je tema o Notionu, pa ako treba, lako se druge korisne aplikacije opišu na zasebnim temama.

[Stitch]

Ne znam što znači "takvih". Korisnih? Ili onih za koje većina ne zna, a trebali bi znati?

Mislim da cilja na te nepoznate. I praktične, ponajprije.

[Pastir]

Da, zanima me ono što olakšava svakodnevne zadatke — pisanje, računanje, skiciranje, pamćenje...

Ne eksperimentiram s tim, obično mi djeca pokažu. Znam npr. smanjiti fotografiju, ali nisam stručnjak.

[drug mile]

Da, zanima me ono što olakšava svakodnevne zadatke — pisanje, računanje, skiciranje, pamćenje...

Kažu da bi tu trebalo težiti minimalizmu, tj. držati se onoga što možemo redovito koristiti. Umjesto da imamo najbolju aplikaciju za tablice, najbolju za tekst... produktivnije bi bilo držati se jedne koju znamo dobro koristiti, i onda sve raditi u njoj. Ako je moguće i ako nas život ne tjera na nešto drugo...

Ja si ovako gradim svoj Notion.

1. Imam bazu podataka o klijentima, sa svim važnim podacima: kada smo prvi put komunicirali, kojim kanalima, adresa, tel, email, kako je doznao za mene itd.
2. Imam drugu bazu podataka o poslovima, isto tako sa ključnim podacima. Datum, utrošen materijal, naplaćen iznos, a između ostalog, i koji je klijent. Klijent se odabire iz liste već upisanih u prvu tablicu. Kada to napravim, dvije baze su logički povezane.
3. Imam bazu putnih troškova po lokacijama (kvartovi grada te važniji gradovi u državi). Sve sam izračunao, vrijeme na putu, cestarine, utrošak goriva itd. Ako odlučim promijeniti koliko naplaćujem vrijeme na putu, ili se promijeni cijena goriva, mijenjam samo jedan podatak u bazi. Putni troškovi mi se automatski ažuriraju. Sada, prilikom upisivanja novog posla, lokaciju odaberem iz liste. Za odrađene (i naplaćene) poslove mi nije više važno, ali kada me netko drugi put pita za ponudu, sustav će mi sam sugerirati putne troškove. Ako upišem i očekivano trajanje posla, izračunati će mi ukupni iznos koji moram ponuditi. To je naravno samo vodič, ja lako upišem vlastiti iznos koji mi se sviđa.
4. Upravo mi je netko naručio poljoprivredni proizvod, par kila čičoke. Sad vidim da nemam bazu pripremljenu za proizvode. Jednostavno, proširio sam tablicu "poslovi" tako što sam dodao par stupaca. Iz liste odabirem koji proizvod sam isporučio.
5. Vrsta proizvoda se vuče iz nove baze koja je za sada jednostavna, samo popis mojih proizvoda (med, čičoka). Čim sam dodao vezu posla i proizvoda, u listi proizvoda sada vidim i svaku pojedinu transakciju po proizvodu, te kupca. Znači, ako bi 10-ak ljudi kupilo različite količine čičoke ili meda, vidim ukupnu prodanu količinu za pojedini proizvod, te popis svih kupaca.
6. Sada kad otvorim detalje o pojedinom klijentu, vidim sve poslove koje sam za njega odradio, te sve proizvode koje je kupio. Često se radi o odvojenim poslovima, ali ponekad se desi da nekome odradim servis, i istodobno prodam i teglu meda.

Ovo izgleda kao prilično bazično korištenje baze podataka, ali meni je cilj i da naučim koristiti, i da se ne zatrpam nepotrebnim poslovima koje neću odraditi, i da ne izgradim toliko kompleksan sustav koji kasnije ni sam neću razumjeti. Nego pomalo kako koristim, tako ga i gradim. Uvodim samo one elemente koji mi se čine praktičnima i korisnima.

[Pastir]

Hvala na objašnjenju, iscrpno je.

[drug mile]

Mislim da sam "skontao" kako se ovo čudo koristi, zapravo ga sada više koristim nego učim kako se koristi. I ugodno se osjećam gradeći vlastiti informacijski kokpit.



Podatke sam si organizirao onako kako je meni osobno najugodnije. Lijevo sam napravio nešto kao izbornik, desno su razni podaci. Što se posla tiče (glavnog razloga korištenja) uredno vodim baze klijenata i poslova. Proteklih sam dana temeljito prošao kroz svu komunikaciju zadnjih par mjeseci od otvaranja obrta. Ima tu dopisivanja putem SMS-a, vibera, whatsappa, telegrama, messengera, emaila, pa onda fotografije sa terena, zapisi u kalendaru, pa onda svi izdani računi itd. Na temelju toga sam uspio rekostruirati preko 95% svih poslova i ključnih informacija.

Jednom kada sam ispunio tablice, sada imam mnoge praktične načine prikaza tih informacija. Npr. kalendar koji pokazuje kada sam s kime stupio u prvi kontakt, što sam radio koji dan, te kada imam ugovoren koji posao.



Naravno, mogu izlistati sve klijente koje sam označio kao "ugodna suradnja", "redovit klijent" itd. Mogu napraviti analitiku koje vrste poslova mi donose najveći promet, u kojem dijelu grada imam najviše posla itd.

Sve klijente sam dodatno numerirao, pridružio im jedinstvenu "registarsku oznaku" koja jasno ukazuje da se radi upravo o poslovnom klijentu. Onda sam kontakte u mobitelu uredio na isti način. Sada, kada me nazove neki klijent od ranije, umjesto imena ili nepoznatog broja telefona, pisati će mi na ekranu i registracija XYZ-123. Može zvučati kao nepotreban posao, ali često radim za ljude kojima nikad ne saznam ime. Ne predstave se kako treba, kažu samo "ja sam Dabo", a meni je u tom trenutku bitno samo da odradim posao i naplatim. Kasnije me zove isti čovjek i kaže "pa bio si već kod mene". Sad mi se neće to desiti, čak i ako ne prepoznam ime, pisati će registracija, ja pogledam u bazu i vidim sve što znam o klijentu. Adresu, što sam sve do sad radio, je li platio na vrijeme, je li ostavio manču i druge detalje koje smatram važnima.

Planiram nastavak razvoja sustava. Radim na tome da kad me netko upita za montažu kuhinje, ja ga upišem, posao označim kao ideju i stavim vrstu posla "montaža kuhinje". Otvara mi se lista za pakiranje: stolarski alat, materijal, pokrivači za zaštitu poda, pribor za vodoinstalacije... Lista je povezana sa periodičkom inventurom materijala i alata. Svako malo (kad imam vremena) izbacim sve iz ostave, prebrojim koliko imam tuba silikona, kutijica vijaka, osigurača, ventila... sve evidentiram i označim ako nečega nema. Sad, kad me netko pita za montažu kuhinje, meni iskoči lista za pakiranje, i u listi mi piše da nemam smeđeg silikona, da sam kratak sa krep trakom...

Ima još mnogo prostora za poboljšanja, ali radim pomalo, jedno po jedno.

[Stitch]

To je otprilike ono o čemu sam svojedobno govorio, mali CRM sustav.

[Pastir]

Kad to čitam, pomislim da je lako, da bih i ja mogao. Ali nije tako.

[drug mile]

Kad to čitam, pomislim da je lako, da bih i ja mogao. Ali nije tako.

Nije lako usvajati nove stvari, pogotovo ako nedostaje neka jaka motivacija. Ali kad gledam što sve postoji, sa ogromnim brojem korisnika, stručnjaka za korištenje itd. shvatim koliko je naše (hrvatsko) obrazovanje u banani. Sve su to alati koje nikad nitko nije spomenuo ni meni, ni mojoj djeci koja sada završavaju srednju školu i fax. Do nedavno sam radio u firmi u kojoj još drže telefax uključen "za svaki slučaj", klinci koji žele naučiti više o svijetu računala na informatici još uvijek uče MS Office alate kao neki vrh informatiziranosti, imam dojam da je globalni svijet odavno pregazio te prapovijesne tehnologije. Nemaš izbora nego sam se educirati.

Npr. ova "cura" koja između ostalog zarađuje tako što poslovnim korisnicima postavlja CRM i slične sustave. Jer, većini ljudi je to teško osmisliti, pa se naučiti koristiti, gubitak je vremena... A ima ljudi koji rade samo to i valjda se nekome isplati angažirati stručnjaka.

[drug mile]

Samo da još dodam misao dana:



Slažem se, samo kad bih mogao češće se toga pridržavati. Većinu stvari koje sam htio napraviti, na kraju nisam napravio jer sam mislio da neće ispasti dobro.

[Pastir]

Slažem se i ja.